W przypadku zakupu towarów do firmy proces rozliczania jest jednym z najłatwiejszych elementów. Po długim wyborze odpowiedniego sprzętu, porównaniu ofert, wystarczy podsumować koszt i opłacić fakturę. Niestety, outsourcing usług jest o wiele bardziej skomplikowany, zwłaszcza w branży technologii informacyjnych.
Czym jest projekt IT?
Właściwie, może nim być cokolwiek. Samodzielnym projektem może być strona internetowa z przepisami kulinarnymi, forum dyskusyjne lub połączenie tych dwóch rzeczy w ramach jednej domeny. Napisanie aplikacji, a także przeniesienie jej na inną platformę. Stworzenie infrastruktury w chmurze lub migracja obecnych rozwiązań do AWS. Wszystkie te rzeczy łączy wspólny mianownik – kupiony produkt jest niematerialny. Z tego powodu wybór odpowiedniej metody rozliczania może być utrudniony.
Fixed Price czy Time and Material?
Powyższe nazwy oznaczają najpopularniejsze, zupełnie różne sposoby na rozliczanie projektów w IT. Czym się charakteryzują?
Fixed Price oznacza ustaloną z góry kwotę. Aby ją określić, niezbędne jest sprecyzowanie wymagań przed rozpoczęciem pracy – późniejsze zmiany, takie jak rezygnacja lub dodanie funkcjonalności, będą utrudnione. Renegocjacja umowy, choć możliwa, wprowadzi opóźnienia i chaos organizacyjny. Przy wyborze tego modelu rozliczania projektu należy przygotować się na długie konsultacje, co pozwoli na sporządzenie dokładnych ustaleń, jednak opóźni przystąpienie do działania przez podwykonawcę. Dobrą praktyką jest tu podzielenie pracy na etapy i wyznaczenie im ram czasowych. Dzięki temu możliwe będzie regulowanie płatności w ratach zależnie od postępów. Choć z perspektywy zleceniodawcy taki system może wydawać się wygodny, gdyż od razu wie on ile zapłaci i kiedy dostanie gotowy produkt, w rzeczywistości jest to niezbyt opłacalne. Wynika to z faktu, że firma świadcząca usługi IT musi określić stawkę i termin uwzględniając ewentualne opóźnienia w pracy, czynniki losowe, co zwiększa koszt. Jeśli dodamy do tego niską elastyczność, okazuje się, że Fixed Price nadaje się raczej do niewielkich, uniwersalnych, powtarzalnych projektów
Time and Material to bardziej elastyczny model. Tutaj rozliczanie projektu IT odbywa się na podstawie ilości przepracowanych godzin. Dzięki temu rozpoczęcie prac odbywa się szybciej – wystarczy poczynić wstępne założenia, wiele kwestii ustalanych jest na bieżąco. Taki system jest opłacalny dla obu stron. Zleceniodawca płaci tylko za realną ilość przepracowanych godzin, zaś zleceniobiorca odczuwa mniejszą presję (co skutkuje większą wydajnością). Elastyczność modelu Time and Material sprawia, że świetnie spisuje się on przy działaniach długofalowych, dzięki czemu finalny produkt może być przez cały czas rozwijany. Możliwość wprowadzania zmian w założeniach podczas realizacji projektu pozwala na dostosowywanie go do dynamicznych zmian na rynku.
Bezpieczeństwo finansowe.
Czasem zdarza się, że projekt nie zostaje ukończony. Być może zleceniodawca zmieni zdanie, albo efekty pracy będą dla niego niezadowalające. Warto zastanowić się nad zabezpieczeniem obu stron kontraktu na wypadek takiej sytuacji.
W przypadku modelu Fixed Price jedynym rozwiązaniem jest ustalenie rejection fee, czyli kwoty pokrywającej koszt wykonanej pracy nawet jeśli współpraca zostanie zerwana przedterminowo. Ograniczy to straty zleceniobiorcy, aczkolwiek pozostawia klienta bez produktu – a podjęcie współpracy z kolejną firmą przy tym samym modelu rozliczeniowym sprawi, że pojawią się olbrzymie opóźnienia.
Jeśli zaś zdecydujemy się na rozliczenie w modelu Time and Material, obie strony są zabezpieczone. Zleceniobiorca otrzyma należność za całość wykonanej pracy, niezależnie od jej zakresu. Zleceniodawca natomiast może w dowolnym momencie wprowadzić zmiany do projektu, co obniży prawdopodobieństwo przedterminowego zerwania kontraktu. Jeśli jednak do zakończenia współpracy dojdzie na wczesnym etapie realizacji zlecenia, poniesione koszty będą niższe niż w przypadku modelu Fixed Price, zaś rozpoczęcie działania z nowym podwykonawcą nastąpi szybciej.
Jaki model rozliczania projektu IT wybrać?
Mam nadzieję, że powyższy artykuł wyjaśnił różnice między dwoma najpopularniejszymi modelami rozliczania projektów w branży IT. Jeśli podjęliście już decyzję i wiecie, jakie rozwiązanie będzie dla Was lepsze, nie pozostało nic innego jak zacząć działać. Pierwszym krokiem może być wejście w zakładkę „Kontakt” na naszej stronie i rozmowa ze specjalistami Stackmine, którzy chętnie pomogą Wam stworzyć projekt zgodny z Waszymi oczekiwaniami
