Jednym z najważniejszych pojęć w kontekście zarządzania firmą jest „optymalizacja”. Oznacza ona przyspieszanie procesów, minimalizację strat, redukcję kosztów. Czasem chodzi po prostu o to, by nie robić czegoś samemu, jeśli ktoś może wykonać dla nas usługę taniej i lepiej.
Czym są „managed services”?
Usługi zarządzane to rozwiązanie, w ramach którego realizacja całego procesu jest zlecana zewnętrznemu podmiotowi. Można to przyrównać do nieco bardziej rozwiniętego outsourcingu. Istotnym zastrzeżeniem jest jednak ciągłość wykonywania usługi w określonym przedziale czasowym przy zapewnieniu konkretnej wydajności.
Jak wykorzystuje się managed services w IT?
Zależnie od potrzeb, zewnętrznym firmom powierza się zadania o różnym stopniu skomplikowania. Może to być utrzymanie świeżo wdrożonego systemu CRM lub ERP, kompleksowa obsługa infrastruktury lub dowolnie wąski proces wymagający specjalistycznej wiedzy. W ten sposób zleceniobiorca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za powierzone mu zadania.
Jakie są zalety korzystania z usług zarządzanych?
· Dostęp do specjalistów. Rozwój branży IT kładzie coraz większy nacisk na zoptymalizowane rozwiązania dedykowane, stojące w opozycji do strategii „one size fits all”. Oznacza to, że zarówno oprogramowanie, jak i sprzęt, tworzone są w taki sposób, by spełniać konkretne wymagania. Z perspektywy firmy podejmującej się stworzenia systemu informatycznego wiąże się to z koniecznością zatrudnienia osób mających specjalistyczną wiedzę pozwalającą na stworzenie produktu zgodnego z oczekiwaniami. Poszukiwanie odpowiednich ludzi może jednak trwać długo, zaś sumaryczny koszt będzie wysoki. W takiej sytuacji lepiej jest zlecić proces zewnętrznej firmie, która na co dzień zatrudnia specjalistów z konkretnej dziedziny, zatem jest dostępna od zaraz.
· Ułatwienie zarządzania projektem. Ten punkt może wydać się kontrowersyjny – w końcu zatrudniając zewnętrzne firmy, nie mamy pełnego wglądu w ich dokumentację, metody pracy nad projektem. Niemniej, właśnie to może się okazać błogosławieństwem dla wielu zleceniodawców. Zamiast nadzorować wiele zespołów, kontrolować ich pracę, stresować się nieistotnymi w gruncie rzeczy problemami, firma skupia się jedynie na otrzymaniu produktu końcowego. Na podstawie ustaleń poczynionych przy nawiązywaniu współpracy, dotyczących kosztów czy możliwości technicznych, co miesiąc opłacana jest faktura za usługę – w zasadzie, na tym kończy się odpowiedzialność zleceniodawcy. Jeśli po stronie zleceniobiorcy pojawią się jakieś problemy, musi je rozwiązać samodzielnie, nie obarcza nimi podmiotu nadrzędnego.
· Wygodne planowanie kosztów. Samodzielne prowadzenie działu IT wiąże się z dużymi wydatkami na start. Niezbędne jest zakupienie odpowiedniego oprogramowania, montaż infrastruktury. Sam proces wdrażania nowych pracowników oznacza konieczność poniesienia kosztów związanych ze szkoleniami, ryzykiem zakończenia współpracy po okresie próbnym. Nawet gdy instalacja zostanie już uruchomiona i system działa, nie można wykluczyć ryzyka awarii. Innymi słowy, start jest drogi, potem w idealnych warunkach koszty maleją i utrzymują się na względnie stałym poziomie. Niestety, świat nie jest idealny, może wydarzyć się awaria oznaczająca niespodziewany (i nierzadko wysoki) wydatek. W przypadku korzystania z managed services miesięczny koszt świadczenia usług jest określony z góry i zawarty w odpowiednich umowach, dzięki czemu niezależnie od sytuacji zleceniodawca jest w stanie zawczasu zaplanować budżet i uniknąć niespodzianki.
· Elastyczność. Firmy zorientowane na świadczenie usług zarządzanych specjalizują się w konkretnych dziedzinach i są w posiadaniu odpowiednich narzędzi, na przykład stosownej ilości specjalistów czy sprzętu. Dzięki temu firma zlecająca zajęcie się jakimś tematem nie musi się martwić tym, czy ma wystarczające zasoby ludzkie i dość wydajne jednostki obliczeniowe. Gdy zapotrzebowanie się zwiększa, wystarczy podpisać aneks do umowy i nieco podnieść stawkę miesięczną, bez konieczności kupowania sprzętu i prowadzenia nowych rekrutacji. W drugą stronę, gdy najbardziej pracochłonna część zadań zostanie wykonana, zleceniodawca nie zostaje z nieużywanym parkiem maszynowym i pracownikami, dla których musi szukać zajęcia.
Czy warto zainteresować się wprowadzeniem managed services w Twojej firmie?
Rzekłbym wręcz, że nie warto poprzestać na samym zainteresowaniu się. Omawiany model świadczenia usług i realizacji projektów daje elastyczność i oszczędność pieniędzy na poziomie, którego nie da się uzyskać, próbując wszystko robić samemu.
